Comment créer un organisme de formation ?

Qu’est-ce que la formation professionnelle continue ?

La formation professionnelle continue est un droit pour tous les actifs : travailleurs et demandeurs d’emploi. L’objectif est de leur permettre d’acquérir de nouvelles compétences tout au long de leur carrière pour le maintien dans l’emploi, pour sécuriser ou optimiser leur parcours professionnel. La formation professionnelle est également un facilitateur pour la mobilité et l’évolution professionnelle des actifs.

Ainsi, le salarié qui souhaite acquérir de nouvelles compétences, mettre à jour ou renforcer ses connaissances est en droit de demander une formation professionnelle. L’employeur peut également être à l’initiative de la formation pour maintenir les compétences ou faire évoluer ses collaborateurs. Toute entreprise doit participer financièrement au développement de la formation professionnelle continue en payant une contribution unique à la formation.

Il existe différents modes de financement de la formation professionnelle pour accompagner les actifs dans cette démarche. Le demandeur d’emploi peut bénéficier de formations financées par le Pôle Emploi, la Région, l’État, les Conseils généraux et les municipalités. Les salariés peuvent réaliser une formation professionnelle grâce au plan de formation de leur entreprise, du Compte personnel de formation (CPF) ou d’autres dispositifs tels que le Projet de transition professionnelle (PTP), le Congé de bilan de compétences ou encore le Congé validation des acquis de l’expérience.

La formation professionnelle peut se réaliser au sein de l’entreprise ou par le biais d’un organisme de formation externe, à distance et/ou en présentiel.

Comment devenir un organisme de formation ?

Pour bénéficier de subventions, l’actif doit réaliser la formation professionnelle au sein d’un organisme de formation. Vous souhaitez créer un organisme de formation ? Voici un guide complet pour vous accompagner.

1^ère étape : création de votre entreprise individuelle ou de votre société

Tout d’abord, vous devez créer votre entreprise individuelle ou une société (unipersonnelle si vous l’associé unique). Avec l’entreprise individuelle, vous pouvez opter pour la micro-entreprise (auto-entrepreneur). Si vous optez pour la création d’une société unipersonnelle, vous avez le choix entre créer une SASU ou une EURL.

2^ème étape : dépôt de la déclaration d’activité auprès de la Direccte (SRC) et obtention d’un numéro de formateur

Vous devez ensuite réaliser le dépôt de votre déclaration d’activité auprès de la Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi). Cette déclaration est nécessaire pour obtenir votre numéro de formateur (ou numéro d’activité) et doit être effectuée dans les 3 mois qui suivent la signature du premier contrat de formation.

La déclaration doit être accompagnée des pièces suivantes :

• Le formulaire Cerfa de la déclaration d’activité n°10782*05 complété et signée ;
• La copie du justificatif de votre numéro SIREN (ex : extrait KBIS) ;
• Le bulletin n°3 de votre casier judiciaire, en tant que dirigeant de l’entreprise ou la société ;
• La copie de votre première convention de formation ou contrat de formation signé ;
• Le programme de formation ;
• L’identité et les CV des formateurs qui interviennent dans la réalisation de l’action de formation. Vous devez également indiquer le lien contractuel qui les lie à votre organisme.

Dès le dépôt, vous êtes autorisé à exercer votre activité de formateur. La Dirrecte dispose d’un délai de 30 jours pour vous délivrer un récépissé indiquant votre numéro d’enregistrement. Ce numéro d’activité doit obligatoirement figurer sur tous vos documents : convention de formation, contrat de formation, bons de commande, devis, factures, etc.

Vous pouvez ensuite demander l’exonération de TVA pour vos actions de formation. Pour ce faire, vous devez transmettre le formulaire Cerfa n°10219*16/3511-SD  à la Direccte dont relève votre organisme de formation. L’administration dispose ensuite d’un délai de 3 mois pour vous répondre. L’exonération de TVA peut être appliquée à partir du jour de la demande, elle n’est pas rétroactive.

3^ème étape : référencement Datadock et certification Qualiopi

Pour bénéficier de fonds mutualisés, l’organisme de formation doit obtenir le référencement Datadock, qui est suffisant jusqu’au 31 décembre 2021. Dès le 1^er janvier 2022, les organismes de formation devront obtenir la certification Qualiopi.

Qu’est-ce que le Datadock ? Pourquoi être référencé ?

Créé par les financeurs en 2015, le Datadock est une base de données unique permettant de référencer les organismes de formation délivrant des formations de Qualité. Depuis le 1^er janvier 2017, tout organisme de formation souhaitant bénéficier de fonds publics et mutualisés doivent y être référencés. Avec cette base de données, les financeurs (paritaires et publics) peuvent contrôler plus facilement les organismes de formation.

Vous souhaitez bénéficier de fonds mutualisés en 2021 ? vous devez obligatoirement répondre aux 6 critères qualité du Datadock : fixation d’objectifs de la formation, les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation, les moyens pédagogiques techniques et d’encadrement, la qualification et formation du personnel, les conditions d’information au public et la prise en compte des évaluations et des appréciations des stagiaires.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ? Quelles obligations pour l’organisme de formation ?

Qualiopi est une certification qualité qui atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les Organismes de Prestation d’Actions de Développement des Compétences (OPAC, nouveau nom des OF !).

Contrairement au Datadock qui est basé sur du déclaratif, Qualiopi est une certification délivrée par un auditeur (organisme certificateur) qui vérifie que votre structure réponde bien aux 7 critères du Référentiel National Qualité (RNQ).

A partir du 1^er janvier 2022, tous les organismes de formation devront obtenir la certification Qualiopi pour continuer à bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Si vous êtes certifié sans être référencé au Datadock, il suffit de vous inscrire au Datadock en soumettant le document qui atteste votre certification, vous pourrez ainsi bénéficier de fonds en 2021.

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Nous vous conseillons de vous préparer en amont et de ne pas attendre la fin de l’année 2021 pour réaliser la certification. Sachez qu’au 1^er janvier 2022, les organismes de formation non certifiés ne pourront pas bénéficier de financements paritaires ou publics (Opco, Etat, régions, Caisse des dépôts et consignation, Pôle emploi, Agefiph…).

1^ère étape : choisir un certificateur accrédité par le Cofrac 

Vous devez choisir un certificateur accrédité par le Cofrac, la liste des organismes certificateurs est publiée sur le site du Ministère du Travail.

2^ème étape : prise de contact avec le certificateur

L’auditeur prend attache avec vous afin de planifier, d’organiser l’audit et de mettre en place tous les outils de communication.

3^ème étape : réalisation de l’audit

L’auditeur réalise l’audit en vérifiant votre conformité au Référentiel National Qualité. A la fin de l’audit, le certificateur vous liste les non-conformités mineures et majeures. Si vous n’avez pas de non-conformité, vous obtenez votre certification Qualiopi !

Si vous avez des non-conformités, elles peuvent être non-bloquantes ou bloquantes.

• Non-bloquantes: si vous avez entre 1 à 4 non-conformités mineures et 0 majeures. Vous devez fournir à l’auditeur un plan d’actions et vous pourrez passer en décision de certification.
• Bloquantes : à partir de 5 non-conformités mineures ou 1 non-conformité majeure, elles deviennent bloquantes. Vous devrez fournir dans un délai de 8 jours un plan d’actions et lever les non-conformités dans un délai de 3 mois. Un audit complémentaire est ensuite réalisé.

 4^ème étape : l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement

• Audit de surveillance : 14 à 24 mois après l’obtention de la certification Qualiopi, le certificateur réalise un audit de surveillance.
• Audit de renouvellement : un audit de renouvellement aura lieu tous les 3 ans.

Quel est le coût d’une certification Qualiopi ?

Pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT par an, le coût est d’environ 1 500 euros pour l’audit initial et l’audit de surveillance. L’arrêté du 6 juin 2019 fixe le cadre sur les journées d’intervention de l’auditeur en fonction du chiffre d’affaires de l’organisme de formation.

Nos conseils pour vous préparer à la certification Qualiopi

Nous vous conseillons de lire le Guide de lecture du Référentiel National Qualité publié par le Ministère du Travail. Les 7 critères du référentiel y sont décrits, les indicateurs, le niveau attendu ainsi que les éléments de preuve.

Mettez en place un système documentaire afin d’organiser vos documents ainsi que vos éléments de preuve pour votre auditeur !

Certains organismes certificateurs vous proposent des passer des audits à blanc, pour vous préparer en amont. Vous pouvez également faire appel à un cabinet pour vous accompagner et ainsi être prêt le jour J !

La règlementation de la formation professionnelle

En tant qu’organisme de formation, vous devez répondre à plusieurs obligations :

• Déclarer votre activité auprès de la Direccte pour obtenir votre numéro de formateur (ou numéro d’agrément) ;
• Réaliser un bilan pédagogique et financier chaque année ;
• Mettre à disposition des stagiaires le règlement intérieur;
• Respecter le formalisme des documents: convention de formation, programme de formation ;
• Etre référencé au Datadock et obtenir la certification Qualiopi pour 2022.

Évolution des dispositifs de formation

La loi n°2018-771 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel » a fait évoluer certains dispositifs de la formation professionnelles, en voici quelques-uns.

Plan de de formation remplacé par le plan de développement des compétences : Il permet aux salariés de suivre les actions de formation à l’initiative de l’employeur, qui a des obligations en matière de formation professionnelle (adaptation au poste de travail, maintien dans l’emploi des salariés, développement des compétences, formation générale à la sécurité). L’action de formation est, depuis 2019, un parcours pédagogique permettant d’atteindre objectif professionnel. Les formations en situation de travail, en présentiel et/ou à distance, sont désormais possibles.

Compte personnel de formation (CPF) alimenté en euros et non plus en heures : Depuis le 1^er janvier 2019, le compte personnel de formation de chaque actif est alimenté de 500 € TTC chaque année, avec un plafond maximum de 5 000 € TTC. Les salariés n’ayant pas un niveau V de qualification bénéficient d’une alimentation de 800 € TTC avec un plafond maximum de 8 000 € TTC :

CPF de transition remplace le CIF : Le CPF de transition permet au salarié de s’absenter de son poste et de suivre une formation pour une reconversion professionnelle, une évolution ou une acquisition d’une nouvelle qualification. Pendant cette période, le salarié est rémunéré.

Pro-A, un nouveau dispositif de reconversion par alternance : Depuis le 1^er janvier 2019, un nouveau dispositif a été mis en place pour mettre aux salariés en CDI, en CUI (contrat unique d’insertion à durée indéterminée), en activité partielle et dont le niveau de qualification est inférieur à la licence, de pouvoir réaliser une formation en alternance avec une qualification reconnue.

Évolution du système de financement

A compter du 1^er avril 2019, 11 opérateurs de compétences (OPCO) ont remplacé les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés (OPCA). Depuis, de nombreux acteurs sont apparus pour bouleverser l’écosystème de la formation professionnelle.

• La Caisse des dépôts et consignation (CDC) : en charge de financer les actions réalisées au titre du CPF (compte personnel de formation).
• L’institution France compétences : en charge de la régulation et du financement de la formation professionnel et de l’apprentissage.
• L’Urssaf : en charge de collecter la contribution unique à la formation professionnelle (contribution formation) depuis le 1^er janvier 2021, en lieu et place des OPCO.
• Les Commissions paritaires interprofessionnelles régionales (CPIR) : en charge du financement des projets de transition professionnelle. Les CPIR ont remplacé les Fongecifs depuis le 1^er janvier 2020.

Comment rendre vos formations éligibles au CPF ?

France compétences est l’institut en charge de réguler la formation professionnelle et d’établir la liste des formations éligibles au CPF.

Quelles sont les formations éligibles au CPF ?

Pour être éligibles, les formations doivent permettre d’obtenir une certification professionnelle inscrite dans le Répertoire Nationale des Certifications Professionnelles (RNCP) ou dans le Répertoire spécifique.

Les actions de formation suivantes sont donc éligibles au CPF :

• Les certifications inscrites au RNCP et au Répertoire Spécifique ;
• Les formations permettant de valider des blocs de compétences correspondant à une partie de certification enregistrée au RNCP ;
• Les formations aboutissant aux certifications et habilitations correspondant à des compétences professionnelles complémentaires aux certifications professionnelles ;
• Les formations qualifiantes figurant sur une liste établie par les partenaires sociaux ;
• Les actions de formation relatives à la création et à la reprise d’entreprise ;
• Les bilans de compétences ;
• La VAE (Validation des acquis) ;
• Les formations permis B et poids lourd ;
• Les actions de formation dans le cadre du CEC (Compte d’engagement Citoyen) permettant aux volontaires en service civique, bénévoles, sapeurs-pompiers d’acquérir des compétences nécessaires à l’exercice de leurs missions.

Rendre vos formations éligibles

Pour les formations certifiantes, celles-ci doivent figurer au RNCP ou au Répertoire Spécifique de France compétence, la seule institution habilitée à délivrer des certifications.

Dans le cas où vous avez opté pour la création de votre propre certification, vous devez l’enregistrer au RNCP ou au répertoire spécifique de France compétences. L’enregistrement a été simplifié et se fait par télé-procédure : https://certifpro.francecompetences.fr/webapp/rncp/

Enfin, vous pouvez mettre en place un partenariat avec un organisme de formation proposant une certification existante.

Comment devenir formateur sans créer votre organisme de formation ?

Si vous souhaitez exercer votre métier de formateur sans créer un organisme de formation, vous avez la possibilité d’opter pour le portage salarial ou d’utiliser le portage commercial. Quelles sont les différences ?

Le portage commercial, une solution simplifiée

Vous souhaitez devenir formateur avec votre propre structure sans avoir à prendre en charge le Datadock et la certification Qualiopi ? C’est possible ! Il vous suffit de créer votre entreprise ou société et d’obtenir votre numéro d’enregistrement auprès de la Direccte.

Vous devenez sous-traitant de notre organisme de formation. Nous facturons vos prestations à vos clients qui pourront potentiellement bénéficier de prises en charge (plan de formation, CPF, etc…). Vous nous facturez ensuite vos prestations moyennant nos frais de gestion.

Le portage salarial pour bénéficier des avantages du salariat

Prium Formation est un organisme de formation dédié au portage salarial de formateurs. En choisissant Prium Formation, vous pouvez exercer votre métier sans avoir à créer votre entreprise et ainsi vous décharger de toutes les contraintes réglementaires liées à la formation professionnelle.

Vous devenez salarié porté, notre société de portage salarial se charge de toutes les démarches (contractualisation, facturation, déclarations, etc.). Vous utilisez notre numéro d’agrément, notre référencement Datadock ainsi que notre certification Qualiopi tout en bénéficiant du statut de salarié.